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Contents 5
Attendant Console User Guide
Chapter 5
Maintaining caller and employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Maintaining caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Creating a new caller record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Finding and editing caller information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Maintaining employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Using the Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Finding an employee record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Editing employee information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Creating a new name for an extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Adding notes to employee records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Chapter 6
Generating reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Report types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Calls by Customers report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Calls to Employees report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Extension Directory report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Using the Reports window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Database box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Information list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Period list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Employees and Customers options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Creating and viewing reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Loading the database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Selecting a report type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Setting the report period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Selecting employees and customers for the report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Create Report button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Viewing the report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Printing a report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83