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P0936571 02
Edit menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
View menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Tools menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Transfer menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Caller menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Target menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Attendant menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Help menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Using keyboard shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Using right-click capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Using the toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Using Caller Information options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Using the call processing area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Using the Directory options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Search and edit functions in the Directory options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Directory list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Chapter 4
Handling calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Answering calls as an attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Finding the called person’s extension and placing it in the Target list box . . . . . . 45
Using the Contacts boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Using the Directory tab views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Using the Directory Find box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Using the Department list box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Transferring a call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Parking, holding and screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Parking calls and paging employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Placing and retrieving calls on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Screening calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Contacting employees using Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Linking and Joining calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Joining a call on hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Creating a conference call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Handling a callback call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Responding to a callback that an extension did not answer . . . . . . . . . . . . . . 53
Responding to a callback that a called party returned . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Making a call from the attendant’s extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Handling calls at an employee’s telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55